Un Outil pour Responsabiliser vos Equipes
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Un outil pour associer :
le Team Coaching for Results
Pour créer une équipe pro active réellement impliquée dans la réalisation des objectifs.
Le TCR est une méthode pour mener des réunions qui associent vraiment chaque collaborateur aux résultats de l' équipe, en permettant à chacun de réfléchir sur les résultats de l'équipe, d'exprimer les paramètres qu'il souhaite voir s'améliorer, puis en faisant travailler l'équipe pour améliorer les paramètres qu'elle juge prioritaires.
Pour être efficace, le TCR doit avoir lieu, à peu près, une fois par mois ou tous les 2 mois. Chaque TCR dure entre 1h et 2h. Concrètement, le TCR se décompose en 6 étapes : 1. Présentation par le manager du bilan du plan d'action du TCR précédent
2. Présentation par le manager d'un tableau de chiffre représentant les principaux indicateurs de réussite (entre 5 et 10) de l'équipe par rapport à ses objectifs, sur la dernière période écoulée.
3. Le manager sollicite l'équipe pour qu'elle relève tout ce qu'elle a réalisé de positif
4. Il la sollicite pour qu' elle relève ce qu' elle pourrait améliorer puis parmi les différents points à améliorer, l'équipe choisi celui sur lequel elle souhaite travailler
5. L'équipe propose des solutions pour améliorer le point sélectionné, puis décide de la solution qui lui paraît être la meilleure
6. Elle bâtit un plan d'action pour réaliser cette solution.
Mener un TCR demande au manager d'avoir une orientation réellement participative. Il ne s'agit surtout pas de poser quelques questions au groupe pour mieux faire passer ses propres idées. La manipulation est un toxique puissant pour le processus du TCR.
Ce qui rend l'équipe pro active, c'est le sentiment d'avoir un réel pouvoir sur son avenir, c'est la confiance partagée.
Le TCR est un processus qui s'inscrit dans le temps. Ce qui le rend crédible et motive l'équipe à y s'impliquer, c'est l'assurance qu'il permet aux participants d'améliorer leur efficacité et leurs conditions de travail et ce qui va convaincre chacun, ce sont les résultats obtenus. Or, ce sont les plans d'action et leur suivi dans le temps qui vont réellement permettre de faire évoluer le fonctionnement de l'équipe.
Pour cette raison, chaque TCR doit commencer par le bilan du plan d'action précédent pour d'une part relancer les actions qui ne sont pas terminées et mener le plan d'action à bien, et d'autre part, informer le groupe sur les actions menées et les résultats obtenus.
Pour mener des TCR réellement efficaces, le manager doit tout d'abord présenter un tableau de chiffre honnête et représentatif de l'activité de l'équipe, avec les objectifs et le réalisé de la période et ceux de l'année passée, présenté de façon neutre, de façon à ce que chaque membre de l' équipe puisse comprendre clairement ce que ces chiffres signifient.
Le manager ne doit faire aucun commentaires, ni positif, ni négatif, mais simplement expliquer ce que représentent ces chiffres ou les évènements particuliers qui les ont fortement influencé, lorsque cela est utile.
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Etape 3
Ensuite il doit rapidement donner la parole au groupe pour que chacun puisse exprimer ce que le tableau révèle de positif par rapport au travail du groupe.
Cette étape est importante. D'abord, parce que se réjouir ensemble des progrès du groupe est motivant. Ensuite parce qu'elle crée une ambiance de travail réellement neutre: "Nous sommes là pour faire mieux ensemble" au lieu de 1'habituel: "Encore une réunion ou le patron va nous dire ce qui ne va pas".
Il est important que les points positifs soient cités par les membres de l' équipe et non par le manager, pour éviter de retomber dans le schéma: "Il nous fait des compliments, qu'est ce qu'il a à faire passer après ?". De plus l'expérience montre que si le manager prend la parole à ce stade, le groupe a tendance à retomber dans le vieux schéma: "Le patron parle, nous on écoute" et à se taire pour le reste de la réunion.
Dès cette étape, le rôle du manager est uniquement de poser les bonnes questions (par exemple :" Au vu de ce tableau dites-moi ce que nous avons réalisé de bien ?) et ensuite de se taire et de noter mot pour mot, sur un tableau en papier, les réponses des participants.
Le "mot pour mot" est également important car toute interprétation des réponses des participants par le manager crée rapidement un sentiment de manipulation et de reprise du pouvoir par le chef qui bloquera la suite du processus.
L'étape suivante consiste à faire dire par le groupe, de la même façon, les points à améliorer révélés par les indicateurs de performance.
Le manager doit rester parfaitement neutre et noter ce qui se dit, même si les points évoqués ne sont pas les plus importants à ses yeux.
L'intérêt du TCR vient de ce qu'il permet d'améliorer les processus, la productivité et la qualité en partant du terrain, c'est-à-dire en traitant les problèmes qui se posent vraiment à chacun pour atteindre ses objectifs, de son propre point de vue. Et il s'avère que ces problèmes là, vus par la direction, sont soit passés inaperçus, soit ignorés, mais qu'en réalité ce sont de véritables grains de sable capables de gripper la plus belle mécanique.
Il est donc important de traiter les points apportés par les membres de l'équipe et uniquement ceux -là.
Lorsque le manager a noté sur le paper board l'ensemble des points à améliorer il procède à un vote simple et rapide pour déterminer le point sur lequel le groupe souhaite travailler en priorité.
Le fait que le TCR soit mensuel permet de reporter à plus tard les points importants qui ne pourraient pas être traités immédiatement (ce qui n'empêchera pas de reprendre la structure complète pour le prochain TCR car ce qui est important aujourd'hui ne le sera pas forcément demain). Le rythme des TCR doit être adapté au niveau de maturité de l'équipe.
Lorsque le point à travailler a été déterminé, l' étape 5 consiste à faire travailler le groupe sur "Que pouvons-nous faire pour améliorer cela ?" Il est possible de travailler en grand groupe, en sous-groupe ou en brainstorming.
L'important est que chacun s'implique dans la recherche de solutions et que le manager fasse intérieurement confiance au groupe. Un individu peut avoir des idées farfelues. Mais un groupe de professionnels arrive pratiquement à chaque fois à une solution efficace et réalisable.
Dans cette 5ème étape, le rôle du manager est toujours la même: se taire et noter. Il peut éventuellement intervenir de façon diplomatique en fin de processus si il est certain que la solution retenue n'est pas applicable, en posant des questions et en donnant les informations manquantes.
Lorsque le groupe a décidé de la façon d'améliorer le point choisi, le manager fait bâtir un plan d'action par le groupe sous la forme: "Quoi, Qui, Quand".
Il est important que les membres du groupe choisissent eux-mêmes les tâches qu'ils souhaitent accomplir. Mais il est important aussi qu'ils choisissent des tâches qu'ils sont en mesure d'accomplir.
Le manager devra, là encore, user de diplomatie pour, d'abord, laisser chacun choisir ce qu'il veut faire, ensuite, à l'aide de questions ou de suggestions faire en sorte que le plan d'action concerne tout le monde et qu'il soit réalisable. Le manager peut prendre à son compte certaines actions délicates.
L'idéal est que le plan d'action soit réalisable sur un mois, à peu près.
Lorsque le TCR sera terminé, le manager rédigera ou fera rédiger un compte rendu reprenant les tableaux de papier, et en particulier le plan d'action, et le distribuera à chacun.
Entre 2 TCR, il aura des entretiens réguliers avec chaque membre de l'équipe pour vérifier l'avancement du plan d'action. Il aidera ceux qui en ont besoin.
Juste avant le TCR suivant, il préparera, ou fera préparer, un bilan de l'état d'avancement du plan d'action.